1. 회의 전에 신중하게 준비하세요
다양한 시간, 장소, 행사에서 리더의 연설은 리더의 업무 아이디어, 업무 준비 및 요구 사항을 반영합니다. 따라서 녹음 파일의 품질과 작업 구현의 효율성을 결정하는 회의 전에 잘 준비하는 것이 특히 중요합니다.
1． 이념적 인식을 심화시킵니다. 생각이 행동을 지배합니다. 비서는 "시험을 보러 베이징에 간다"는 감각을 갖고 회의록 준비를 업무의 최우선 과제로 삼아야합니다. 회의 시작부터 끝까지, 녹음을 듣는 것부터 문서를 마무리하는 것까지, 비서가 야근을 해야 하고 시간도 빡빡하다”는 의식이 필요하다. 밤을 새워 회의를 마치세요. 이것은 몸과 마음의 시험입니다. 일부 비서는 녹음 정리를 사소한 문제로 여기기 때문에 작업을 완료하려는 아이디어를 가지고 있으며 결과적으로 녹음 파일의 품질이 낮아 작업 진행에 영향을 미칩니다.
2． 도구를 확인하고 기록합니다. 회의 전에 녹음기, 노트북, 펜, 여분의 배터리 등 필요한 도구를 준비해야 합니다. 이는 모든 녹음 준비의 전제 조건이자 보장입니다. 동시에 배터리와 사용 가능한 메모리가 충분한지 등 레코더가 제대로 작동할 수 있는지 주의 깊게 확인하십시오. 많은 비서들이 회의 전 준비 작업에 주의를 기울이지 않고, 회의 장소에 도착해서야 문제를 발견하므로, 녹음이 되지 않거나 녹음 효과가 만족스럽지 않다는 사실이 입증되었습니다. 즉, 회의 녹화가 완전하고 명확하도록 회의 전에 세심한 준비를 해야 합니다.
3. 회의 정보를 수집합니다. 녹음을 정리할 때는 "자신과 적을 알아야 한다." 회의 전에 회의 자료를 충분히 수집하고, 회의의 배경과 목적을 이해하고, 나아가 원고의 주요 주제와 방향을 파악해야 합니다. 결과 원고를 타겟팅할 수 있습니까? 동시에 회의 안건, 리더십 연설, 관련 회의 사상 커뮤니케이션 개요 및 기타 자료를 수집해야 합니다. 이 일은 확고하게 이루어져야 합니다. 비서는 손에 든 정보를 활용해 회의 내용을 사전에 파악하고, 회의 내용을 심층적으로 파악하며, 회의 녹화와 정리의 효율성과 정확성을 높일 수 있다.
2. 회의는 신중하게 계획되어야 합니다
회의 중에 서기는 회의 내용을 이해하면서 매우 주의 깊게 메모해야 합니다. 리더가 무슨 말을 했는지, 핵심은 무엇인지, 어떤 준비를 했는지 알아야 합니다. 녹음하는 기계가 되지 말고 사려 깊은 녹음자가 되십시오.
1． 녹음 기술을 현명하게 사용하십시오. 녹음정보를 정확하고 종합적이며 명확하게 수집하기 위해서는 다양한 녹음기법을 최대한 활용하는 것이 필요합니다. 전체 녹음 내용은 시청각 파일로 저장할 수 있을 뿐만 아니라
업무 연구 및 정리에 필요한 충분한 정보를 제공합니다. 세그먼트별로 녹음할 때 핵심은 요점을 강조하는 것입니다. 녹음 펜의 기능 설정을 사용하여 각 지도자의 연설, 특히 주요 지도자의 모든 연설을 별도로 녹음하여 회의 후 분류를 용이하게 하는 것입니다. 일반적으로 녹음은 음원 가까이에서 이루어져야 합니다. 행사장의 시설에 따라 오디오 장비가 있는 경우 녹음 펜을 발표자 근처에 배치해야 합니다(일반적으로 오디오 장비가 없는 경우 리더 앞에 녹음 펜을 놓으면 리더가 매우 불편함을 느낄 수 있습니다). , 기록 펜은 리더 가까이에 위치해야 합니다. 즉, 녹음 음질이 깨끗하고 완전하다는 것을 확인하십시오.
2． 회의 자료를 최대한 활용하세요. 회의 전에 관련 자료를 주의 깊게 수집해야 합니다. 회의 계획 및 기타 정보를 바탕으로 참석자를 정확하게 확인할 수 있으며, 회의 후 문서 작성에도 빠르고 정확하게 반영할 수 있습니다. 원고 및 지도자 연설문을 토론할 때 토론의견과 지도자 현장연설 내용을 원고에 직접 반영할 수 있으며, 지도자의 의도에 따라 추가, 빼기, 삭제, 수정 등을 할 수 있도록 하여 주요 리더들의 의사결정 의견을 정확하게 파악한다. 이는 녹음 녹음의 효율성을 향상시키는 중요한 수단입니다.
3. 장소의 적응성을 강조하세요. 전화 통화, 대화 등 장소 상황이 복잡하고 변경 가능하여 녹음에 방해가 될 수 있습니다. 리더가 발언 중에 마이크를 켜는 것을 잊어버린 경우(현재 녹음은 아무런 효과가 없습니다), 리더가 말한 내용을 신속하고 정확하게 서면으로 녹음해야 합니다. 특별연구회에서 리더와 참가자들의 연설 순서와 내용도 유동적이기 때문에 리더가 방해하는 내용을 정확히 기록할 필요가 있는데, 이는 대부분 리더가 강조하는 핵심사항이기도 하다. 회의의 핵심 부분과 원고 초안을 작성하지 않으면 나중에 참고할 수 있도록 적어 두는 것이 품질이 좋지 않은 오디오를 반복해서 듣는 고통을 크게 증가시킬 것입니다. 동시에, 리더가 말할 때의 표정에 항상 주의를 기울여야 하며, 작업이 만족스럽지 않으면 리더는 회의 후 원고를 정리할 때 진지한 표정과 강한 어조를 가지고 있습니다. 업무요구사항이 반영되어야 합니다.
3. 회의 후 녹화를 세심하게 다듬기
회의 녹화를 정리하는 것은 단순히 사진을 복사하고 정리하는 것이 아니라 녹음을 예술 작품으로 다듬는 것입니다. 최종 문서는 완전한 구조와 원활한 언어로 회의의 목적을 정확하게 반영할 수 있습니다.
1． 회의 주제를 긴밀히 준수하십시오. 지도자에게 연설하는 목적이 분명해야 하고, 이해가 깊어야 하며, 정신이 철저하게 이해되어야 합니다.
원고를 작성할 때 회의의 배경과 목적에 따라 스타일과 명확한 방향을 채택해야 합니다. 예를 들어, 청원 조사 및 판단 회의의 목적은
해결책을 논의하고 궁극적으로 청원 문제를 해결하는 것이므로 원고 작성 시 책임과 기한을 명확하게 정의해야 합니다. 일부 주최자와 기록자는 회의의 목적과 요구 사항이 명확하지 않아 결과적으로 최종 문서가 일반적인 방향에서 벗어나 리더가 표현하려는 내용과 다른 내용을 표현하기도 합니다. 리더의 의도.
2. 엄격함과 간결함을 보장하세요. 원고는 명확하고 논리적이며 계층화되어 있어야 합니다. 리더가 언급한 불분명한 부분, 숫자, 시간 노드, 전문 용어 등에 대해서는 반복적으로 듣고 기록을 확인하고, 정확성을 보장하기 위해 기능 부서에 검증을 요청합니다. 리더의 사투리 억양을 정확히 파악해야 하며, 구어를 문자로 표준화하여 모호함이나 농담을 피해야 합니다. 리더의 연설에 산재되어 반복적으로 언급되는 과제나 이슈는 업무의 성격이나 이슈의 범주에 따라 분류, 분류되어야 한다. 지도자의 즉석연설은 연설의 주제와 쟁점, 요구사항에 따라 신중하게 생각하고 합리적인 선택을 하며 과학적으로 요약하고 여러 단계로 나누어야 한다. 문장이 간결하고 부드러운지 확인하세요. 리더십 연설을 구성할 때는 논리가 엄격해야 하고 사고가 명확해야 하며, 일부 문제의 주장과 예가 본질과 간결하게 요약되어야 합니다.
3． 분류 효율성을 향상시킵니다. 효율성을 높이려면 팀워크 정신을 키워야 합니다. 녹음 청취 시에는 여러 명이 분할하여 들을 수 있으며, 회의 후 원본 녹음과 분할된 원고를 현장 감사관 또는 업무에 정통한 사무국에 넘겨 초안을 편찬하게 됩니다. 필요에 따라 업무 보고서, 회의록, 기타 문서 및 자료를 정리합니다. 모든 비서는 자신의 책임감을 향상시키고 자신이 듣는 녹음의 정확성과 자신이 정리하는 녹음의 품질을 보장하여 원고를 편집할 때 수동적인 입장에 빠지거나 심지어 녹음을 재작업하고 듣는 일이 없도록 해야 합니다. 또 다시, 제때에 원고에 서명하고 인쇄할 수 없게 되어 결국 사무 업무가 지연되게 됩니다.
요컨대 비서는 축적에 주의를 기울여야 하며 축적을 경력 개발 방향으로 간주해야 합니다. 문학적 소양을 향상시키고 글쓰기 능력을 강화하는 데 관심을 기울여야 합니다. 보다 우수한 문헌을 연구하고, 사회적 여건과 여론을 이해하며, 작품에 대한 친숙도와 이해도를 종합적으로 향상시키는 것이 필요하다. 그래야만 회의 녹음을 쉽게 정리하고, 다른 사무도 잘 처리하고, 유능한 비서가 될 수 있습니다.