1, 사회자가 회의를 주관하는 방식. 사회자가 회의에서 발언을 시작할 때 참석자의 환영을 받는지 여부는 참석자의 초기 인상에 달려 있다. 이 인상은 사회자의 준비 여부와 같은 여러 가지 요인에 달려 있습니다. 눈빛이 밝고 발랄한지; 소리가 좋은지 아닌지, 얼굴 표정이 생생한지 여부 주변 환경에 대한 반응이 재치 있고 유연한지 여부 간결한 문자로 자신의 관점을 진술할 수 있습니까? 다음 제안은 사회자가 인기 있는 이미지를 구축하는 데 도움이 된다.
(1) 진행자는 과감한 자신감을 가져야 한다.
회의가 시작되기 전에 사회자는 몇 초 동안 미소와 우호적이고 진실한 표정으로 참석자를 바라볼 수 있어 두 가지 역할을 할 수 있다.
첫째, 참가자들에게 그들에 대한 존중을 느끼게 한다.
사회자가 참석자를 바라보면 무대 아래 수많은 눈이 동시에 사회자에게 모이고, 그들은 곧 강연할 사회자를 관찰하고 있다. 강연이 시작되는 순간 참가자들은 사회자의 정신, 열정, 학식, 학식, 목소리, 눈빛, 몸짓 언어 등을 평가해 사회자에 대한 초보적인 인상을 갖게 된다.
두 번째는 자신을 위한 공간을 남겨 두는 것이다. 회의장을 스캔할 때, 순간적으로 기분을 조절하고, 자신의 주관 기교를 충분히 발휘할 수 있다.
(2) 회의가 제 시간에 시작된다고 발표하다.
회의가 제시간에 시작되는지 여부는 참석자들의 가장 큰 관심사다. 많은 사회자들이 제때에 회의를 시작할 수 없어 참석자들을 불만스럽게 했다. 일부 사회자들은 회의 연기의 책임이 그들 자신이 아니라고 생각한다. 그들의 이유는, "책임은 나에게 있지 않다. 아직 준비가 되지 않았기 때문에 그들을 기다려야 하기 때문이다." " 이런 자기 변명은 이유가 아니다. 예를 들어, 누군가의 발언이 일시적으로 변경되거나 대변인이 늦을 때, 사회자는 참석자에게 몇 초 동안 미소를 지으며 그와 마찬가지로 일찍 정보를 전달하기를 기대할 수 있습니다. 사회자가 강연이 끝난 후 문답 시간이 있을 것이라고 지적할 수 있다면, 회의 전에 이 시간을 이용하여 진술을 하고 참석자에게 그 때 질문을 할 것을 요청할 수 있습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 연설명언)
오프닝은 뜻밖의 승리였다.
회의 분위기가 느긋한지 아닌지는 지지자와의 개회사에 달려 있다. 회의가 시작될 때, 사회자는 먼저 자신을 소개하거나, 참가자들이 서로 소개하도록 하여 서로 알게 할 수 있다. 때로는 회의의 엄숙한 분위기를 완화하고 참석자들의 마음을 편안하게 하기 위해 간결하고 적절하며 유머러스한 개막사를 갖는 것이 좋다.
(1) 예정된 회의가 이전 회의와 관련된 경우 사회자는 이전 회의의 결론을 간단히 요약할 수 있습니다. 하지만 이번 만남의 요점을 잊지 말고, 당신들의 대화가 만리에서 벗어나게 하지 마세요.
(2) 이번 회의에서 논의할 주제나 해결해야 할 문제를 명확하게 설명한다.
(3) 이번 회의의 목적을 지적할 때, 이미 치밀한 회의 사항을 마련했다는 것을 설명해야 한다.
(4) 문제 해결에 집중하여 행동 계획을 제시하다.
사회자가 참가자들에게 어떤 조치를 취해야 하는지 말할 때, 합리적인 방법으로 해결책과 취해야 할 조치에 대해 생각하게 해야 한다. 또한 문제 해결 방안을 제시한 후 참가자들에게 설명하고 문제 해결에 필요한 정보를 제공할 수 있습니다.
5] 너의 말속도에 주의해라.
말의 속도는 표현 효과에 영향을 미친다. 회의를 주재할 때 사회자는 수시로 말의 속도를 바꾸어 적당한 정지를 유지해야 한다. 아무리 잘 준비해도 자신이 강조하고 싶은 요점을 기억하지 못하거나, 잠시 자신이 말하고 싶은 문제가 생각나지 않기 때문이다. (윌리엄 셰익스피어, 템페스트, 희망명언) 이런 상황에서 사회자는 잠시 멈추고, 생각을 정리하고, 진지하게 회상할 수 있다. 사회자는 자신의 연설을 낙관론으로 가득 채우고 자신의 관점이나 계획을 상세히 설명하는 것을 잊지 말아야 한다.
[6] 참가자들에게 참여감을 준다.
주인은 회의를 준비해야 한다. 자신의 사회를 더욱 성공적으로 만들기 위해, 그는 참가자들에게 자신의 견해를 더 많이 이야기하게 하고 그들의 참여감을 증강시킬 수 있다. 성공적인 사회자는 참가자들도 토론에 참여할 수 있다는 것을 의미한다. 사회자는 청중과 교류가 적을수록 지지를 적게 받고 참가자에 대한 이해가 적을수록 성공이 적다는 것을 이해해야 한다.
2, 회의를 주재하고 안내하는 방법.
사회자가 회의를 주재하는 한 가지 중요한 내용은 참석자들에게 문제나 어려움을 해결할 때 어떤 의견도 내놓는 것을 환영한다는 것입니다. 이를 위해 참석자들에게 상황을 알리고 문제 해결 방법을 논의할 필요가 있다. 따라서 사회자의 연설에서 다음과 같은 문구를 여러 번 사용하여 참석자의 참여감을 장려할 수 있습니다. 예를 들어, "우리의 경험을 통해", "우리의 걱정을 나누다", "우리의 이익을 위해".
성공한 사람은 항상 더 많은 사람의 건의를 잘 받아들이고 다른 사람의 다른 의견을 듣는다. 훌륭한 비즈니스 회의 사회자도 마찬가지다. 만약 네가 회의에 다른 사람의 의견을 듣게 한다면, 너는 때때로 예상치 못한 결과를 얻을 수 있다. 물론 회의 내용, 심지어 전혀 상관없는 반대 관점을 제시하거나 발언 기회를 이용해 긴 대화를 나누는 경우도 있다. 이 경우 사회자는 미완의 말로 방해하여 회의가 정해진 방향으로 진행되도록 할 것이다. 구체적인 방법은 다음과 같습니다.
(1) 다른 사람의 반대 의견을 정확하게 대하다.
누군가가 이의를 제기할 때, 사회자는 먼저 상대방이 감히 이의를 제기해 준 것에 대해 감사한 다음, 사실을 제시하여 자신의 관점을 증명해야 한다. 사회자는 자신의 올바른 태도와 유쾌한 말투에 주의를 기울여야 반대 의견을 제기한 참가자들을 설득할 수 있다.
(2) 만리의 주제에서 벗어나는 의견은 제지해야 한다.
만리에 대한 의견이 출제되었을 때, 사회자는 미소를 지으며 해결하고 진실한 어조로 그 사람에게 이렇게 말할 수 있다. "네가 묻는 이 질문은 괜찮다. 나중에 다시 이야기하자. 이제 이전 질문으로 돌아가 봅시다. 클릭합니다 또는 "관심이 있으시다면, 나중에 이 회의 밖의 문제에 대해 따로 이야기합시다 ..." 라고 말하세요. 이렇게 하면 상대방이 더 쉽게 받아들일 수 있습니다.
(3) 장황한 연사를 교묘하게 방해하다.
회의에는 시간 제한이 있기 때문에 사회자는 회의에서 분초를 다투어야 한다. 회의에 참석한 손님들은 모두 입담이 좋아서, 특히 내세우기를 좋아하는 사람들은 회의에서 당당하고 당당하게 이야기하는 것을 좋아한다. 그가 한 말은 주제에서 벗어나 만리 자신도 느낄 수 없었다. 이때 사회자는 제때에 그를 방해하고, 그의 말에서 회의와 관련된 말을 잡고, 다른 사람에게 물어봐야 한다. 예를 들어, "모모, 이 문제에 대해 어떻게 생각하세요?" 라고 말할 수 있습니다. 또는 "우리는 시간이 촉박하니, 먼저 이런 문제들을 토론하지 말자" 와 같은 또 다른 직접적인 방법을 고려해 보십시오. " 아니면, "우리는 아직 해결해야 할 다른 일이 있으니, 먼저 이 문제를 좀 놓아라." 입담이 좋은 강연자가 제지되었을 때, 주인은 더 이상 그에게 발언할 기회를 주지 않는 것이 가장 좋다. 만약 그가 여전히 말을 하고 싶다면, 사회자는 감히 "혀를 뺏는다" 고 해야 한다.
(4) 다른 사람을 잘 인도한다.
다른 사람을 설득하는 능력도 좋은 사회자의 기본 조건이다. 다음 제안은 주인이 다른 사람을 설득하는 데 도움이 될 수 있습니다.
첫째, 자신의 목적과 임무를 분명히 하고, 참가자들에게 때때로 숨겨질 수 있는 느낌을 주지 마라.
둘째, 참가자들에게 당신의 필요와 흥미가 그들의 것과 비슷하다는 것을 믿게 하라.
셋째, 어떤 문제나 계획의 중요성을 깨닫게 해준다.
넷째, 좋은 기분을 참석자에게 전달해 그곳에 앉아 자신이 주관하는 회의에 참석할 수 있는 충분한 이유가 있다.
⑸ 서로 다른 의견을 조화시켜야 한다.
회의에서 의견이 다를 경우 참석자들 사이에 극단적인 의견이 생겨 서로 다른 의견에 따라 논쟁을 벌일 것이며, 만약 참을 수 없다면 사회자는 참석자에게 조용히 부탁하고, 모두 공통점을 구하는 태도로 논쟁을 다시 바라보라고 건의해야 한다.
만약 참석자들이 기꺼이 논쟁을 한다면, 그들이 회의에 참여했다는 것을 설명하지만, 단지 개인적인 관점이 다를 뿐, 결론이 다르다는 것을 알 수 있다. 사회자는 참석자의 참여감을 잘 활용하고 객관적인 분석 방법을 도입하고 주관적인 변론 분위기를 희석해야 하며 회의를' 소리보다 큰 소리' 나' 사람이 많지 않은' 회의로 발전시킬 수 없다. 이때 사회자의 조정 기술은 다음과 같습니다.
우선, 너는 맑은 머리를 유지하고 논쟁에 말려들지 말아야 한다.
② 참가자들에게 냉정을 요구한다.
(3) 즉시 분석의 화제를 인용하여 참가자들의 정신을 분산시켜 반대자들에게 그들의 의견도 비슷한 점이 있다는 것을 알게 한다. 다만 어떤 곳은 다시 논의해야 한다. 모두가 물불을 가리지 않는 것은 아니다.
만류하지 않는 자에게는 참가자 간의 인간관계를 파괴하지 않도록 참을성 있게 설득해라. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 인내명언)
[6] 회의를 막고 결정하지 못하다.
효과적인 회의에는 심의와 결의라는 두 가지 핵심 부분이 있어야 한다. 그렇지 않으면 회의를 열 필요가 없다.
의사란 참석자들이 의제를 둘러싸고 서로 토론하며 공동으로 문제를 연구, 분석 및 해결하는 것을 말한다. 하지만 많은 회의에서' 의정 미정' 현상이 자주 나타난다. 참석자들은 회의에서 많은 이야기를 했지만 결국 결정을 내리거나 결론을 내리지 못했다. 다른 말로 하자면, 회의가 열렸지만, 회의의 목적은 달성되지 못했다.
이와 관련하여 호스트의 역할은 매우 중요합니다. 우리는 참석자들이 결정이나 결론 없이 회의를 떠나지 않도록 지도할 수 있는 모든 것을 다해야 한다. 참석자에게 회의의 목적은 모든 참석자의 지식과 지혜를 모아 함께 문제를 해결하거나 문제 해결을 위한 건의를 하는 것이라고 참을성 있게 말했다.
사회자가 참가자들이 최선을 다해 결론이나 결정을 내리도록 강요하지 않는다면, 많은 참가자들은 그것에 대해 이야기하는 데 시간을 들이지 않고, 그저 따라다닐 뿐이다. (존 F. 케네디, 공부명언) 회의가 시끌벅적해 보이지만 사실은 중요하지 않다. 따라서 사회자는 항상 자신을 경계해야 하며,' 의결 미정' 현상은 반드시 근절해야 한다.
3. 회의를 주재할 때에는 세부 사항에 주의해야 합니다.
때때로 사회자가 자신이 말하는 주제에 대해 얼마나 많은 준비와 연습을 했든, 혹은 그 주제가 그에게 친숙한지 여부에 관계없이, 주재하기 전에 무대 아래 그렇게 많은 사람들을 생각하면 그는 여전히 긴장감을 느낄 때가 있다. (윌리엄 셰익스피어, 스튜어트, 자기관리명언) 이때 스트레스가 자신의 감정을 통제하게 하지 마라. 일단 긴장감이 자신을 통제하게 하면, 자신의 최고 수준을 전혀 발휘할 수 없게 되고, 어떤 것은 헛수고가 된다. (조지 버나드 쇼, 자기관리명언)
이런 일이 발생하면 주인은 긴장을 풀 수 있다. 일단 마음이 편안해지면, 사유는 정상적으로 내려가고, 사회자도 수월하게 된다.
4. 회의록에 주의하세요.
회의가 결의를 달성한 후 사회자는 회의 전에 전면적인 총결을 해야 성공적인 회의라고 할 수 있다. 총결산이 없으면, 바로 범두사미다.
총결산과 종합에서 사회자는 회의에서 언급한 요점을 개괄하고, 회의록을 쓰는 동료에게 자료를 확인하라고 요구하며, 참석자들에게 이러한 요점을 잊지 말라고 상기시켰다. 회의의 결정, 권고 및 결론을 분명히 반복하십시오. 이렇게 하는 데는 세 가지 목적이 있다.
(1) 회의를 기록하는 동료가 정보를 쉽게 볼 수 있습니다.
(2) 사회자와 참가자 사이에 의사소통 장애가 있는지, 사물에 대한 이해가 일치하는지 즉시 확인할 수 있다. 결론에 이의가 있으면 즉시 수정 의견을 제시해 회의록에 잘못 기록되지 않도록 해야 한다.
(3) 진행자는 재차 총결산을 할 때 분업 안배를 재확인하여 모든 참석자들이 회의 후에 자신이 무엇을 따라가야 하는지 명확하게 알 수 있도록 시한과 검사 방법을 나열하는 것이 좋다.
이렇게 하면 사회자는 참가자 간에 소통이 원활하지 않다는 것을 보장할 수 있다. 만약 앞으로의 일에서 문제를 해결할 수 없다면, 분명히 다른 요인의 영향을 받을 것이다.